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高级会计师讲义——预算控制方式与原则

来源:应试网校点击量:998发表于:2016-05-18 13:59:16

(一)控制的内涵

预算控制是企业整个控制系统的一个子系统。所以,为了更好地理解预算控制,首先要对“控制”有一个全面深入的认识。

控制是指管理主体为了达到一定的组织目标,运用一定的控制机制和控制手段,对管理客体施加影响的过程。控制的基本步骤如下:

1. 确定控制标准

控制是为实现目标而对客体施加影响的过程,所以,首先应该确定控制目标。实务中为了更好地进行控制,一般会将某一目标再具体分解为一系列的控制标准(主要为定量标准),如定额工时、交货期等时间标准,产品数量、废品数量等数量标准,产品等级、合格率等质量标准,以及单位产品成本等成本标准等。

常用的制定标准的方法有三种:(1)利用统计方法来确定预期结果;(2)根据经验和判断来估计预期结果;(3)在客观定量发现的基础上建立工作标准。

2.计量实际绩效

控制标准确定后,实施控制的第二步,就是衡量实际做得怎么样,例如标准的交货期是3天,实际是3.5天,还是4天?A产品的标准成本(定额成本)是100元,实际是多少?这就需要对实际执行结果进行计量。在对实际绩效进行计量的过程中,需要注意信息的及时性、有用性、可靠性。信息的及时性是指对企业的经营活动必须及时进行计量,否则事过境迁,再相关、可靠的信息也成为明日黄花,决策价值大减;信息的有用性是指信息是管理控制需要的相关信息,是经过有效的加工、整理和分析后的信息;信息的可靠性指信息要真实、准确、完整。

3. 分析差异

通过将实际业绩与控制标准进行比较,可确定两者之间有无差异。若存在差异,管理者需要评估其差异大小,确定这种差异是否在标准允许的范围之内,是否需要采取改进或纠偏措施?若需要采取改进或纠偏措施,则应深入分析产生偏差的原因。

4. 采取纠偏措施

对于需要采用纠偏措施的差异,管理者需要根据产生偏差的主要原因采取不同的纠偏措施:若是由于工作质量而产生偏差,则需要进一步加强监督、培训,提高工作质量;若是由于目标或标准不切合实际,则需要修正目标和标准;若是企业的运行环境发生重大变化,使计划和目标失去客观的依据,则需要重新进行战略定位,调整或重新制定企业的经营战略。

控制各步骤的关系,如图3 -12所示。

(二)控制的分类

按事件发生的时间来看,控制分为事前控制、事中控制和事后控制。

1. 事前控制

事前控制,又称前馈控制、超前控制、预先控制、防护性控制,是指控制者通过事先深入实际、调查研究,预测出发生偏差的事项和发生概率,在关键的控制点设计保护性措施,“防患于未然”。

2. 事中控制

事中控制,又称同时控制,是指控制者在交易或事项发生的同时,实时地取得实际绩效的相关信息,通过将实际绩效与目标或标准进行比较,及时发现问题并采取措施,纠正偏差。

3. 事后控制

事后控制,又称反馈控制,指控制者在交易或事项发生之后,再分析实际绩效与控制目标或标准之间的差异,从而采取相应的措施纠正偏差。

(三)预算控制的内涵

企业的预算经批准下达后,各责任中心(总部、分部)即开始组织实施。为了更好地执行预算,提高资源使用的效率与效果,为企业预算目标提供合理的保证,企业需要加强预算控制。

关于预算控制,有广义和狭义之分。广义的预算控制将整个预算系统作为一个控制系统,通过预算编制、预算执行与监控、预算考核与评价形成的一个包括事前、事中和事后的一个全过程控制系统。

狭义的预算控制不包括预算编制,而是将编制好的预算作为业绩管理的依据和标准,定期将实际业绩和预算进行对比,分析差异原因并采取改进措施,主要指预算执行过程中的事中监控系统。计划、预算与控制之间的关系。

传统的预算管理主要强调预算编制,而对预算的执行与控制的重视不够。实际上,编制预算并非资源的实际投入,只有当企业在进行业务活动时提出资源需求并付诸实施时,资源才算真正投入、真正发挥作用。

预算控制也可分为事前、事中和事后控制。预算编制、预算调整就是事前控制。预算事中控制指对费用、采购和资本性支出等涉及现金支出的预算,由预算执行审批相关人员按照企业内部控制流程而进行的逐级审批控制的过程。

需要注意的是,预算的事前、事中和事后控制是相对的。较高层次或上一环节某些事项的事后控制,往往是下一层次、下一环节某些事项的事前或事中控制。并且,事后控制也有利于积累经验,为今后的事前控制提供有价值的信息。所以,企业在强调“防患于未然”的事前控制的同时,切不可放松事中控制和事后控制。

企业的预算控制是企业整个内部控制体系的一个部分。如果一个企业的预算控制存在重大缺陷,则企业的整个内控体系也难以有效。所以,预算控制是企业内部控制的一个重要内容,是实现企业战略和预算目标的重要保障。

(四)预算控制的方式

预算控制的方式多种多样,企业可以根据业务特点和管理需要,将这些方式相互结合,设计并采用个性化的预算控制方式,以达到最好的预算控制效果。

1. 当期预算控制和累进预算控制

按控制期间,预算控制可分为当期预算控制和累进预算控制。当期预算控制指用当期的预算总额控制当期的预算执行数。累进预算控制是指以从预算期间的始点到当期时点的累计预算数控制累计预算执行数。

企业在实际操作中可以根据企业的实际情况灵活设置预算的控制期间,按月、季、年等三种控制周期进行当期和累进的综合控制。

2. 总额控制和单项控制

企业的预算项是有种属之分的,如管理费用是一个综合的预算项,可以细分为差旅费、招待费、办公费等。总额控制就是只要“管理费用”这个预算总项的额度不超出预算,此业务就可以进行;超出预算额度,业务是否可以进行,需要经过追加的程序进行审批。单项控制是指对每个预算项(如招待费等)都分别加以控制。

3. 绝对数控制和相对数控制

绝对数控制是指用预算项的预算数控制预算执行数。相对数控制是指用预算值的百分比来控制预算执行数。例如,对于企业的研究与开发支出,企业的预算数可以用绝对额表示,也可以用占销售收入的百分比来表示。在企业的实际操作中,往往是绝对数控制和相对数控制相结合。

4. 刚性控制与柔性控制

按控制性质分,预算控制可分为刚性控制和柔性控制。刚性控制以预算值为约束指标,任何超出预算值的支出都需要通过特定的审批流程审批后才能使用。柔性控制指超出预算的执行申请可以在企业的预算管理系统中提交,各级审批者根据授权进行成本效益权衡后决策是否可以批准执行。

5.预算内审批控制、超预算审批控制和预算外审批控制

预算内审批执行正常的、简化的流程控制。超预算审批控制,执行额外审批流程,根据事先的额度分级审核。预算外审批控制,执行较为严格的特殊审批流程,报经上级预算机构进行审核和审批。

6. 系统在线控制和手工控制

系统在线控制指依靠ERP系统或专门的预算控制系统实现的对预算事项的事中和在线控制。系统控制的优点是控制严格、数据准确;缺点是缺乏灵活性,会因某些例外情况出现而导致业务停滞。手工控制是指按照企业内部控制流程和相应的审批权限,对相关资金支出的单据进行手工流转并签字的过程。手工控制的准确性、严格性虽然不如系统在线控制,但比较灵活,易于接受与实施。

(五)预算控制的原则

1. 加强过程控制

2. 突出管理重点

3. 刚性控制与柔性控制相结合

4. 业务控制与财务控制相结合

 

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