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山西票号的会计制度与会计方法

来源:应试网校点击量:2477发表于:2009-11-04 13:57:34

一、票号的基本会计核算制度

    根据以往学者们对票号制度的研究成果,票号组织在清代已有了比较严密的经营与会计核算制度,但由于票号对内部制度的严密封锁,这种制度仅以口授相传,系统的研究论著甚少。整理至今可以发现的少量票号资料,其基本会计核算制度包括报账制度、清账制度、移交制度、费用开支制度,以及结账和分红制度几个方面。

    定期报账是总号控制分号的重要制度。各分号账房除在日常随时向总号账房反映其经营活动情况外,一般还有定期报告──旬报和月报的要求。这些报告资料,在总号与分号之间发挥着神经传导作用,不仅可以通过会计报告资料,掌握各地的经营动态;还可以通过对分号会计报告的审核,发现问题,及时纠正,以防银钱损失和营私舞弊现象的发生。

    山西票号在长期的经营活动过程中形成了一种独有的清账制度。票号把一年分为春、夏、秋、冬四标,每标选定一日作为清账期。清账期一到,先将前期账目轧死,以划清清账的界线。然后以凭证、账簿为根据进行清算。清账完毕,账房和大掌柜必须向业主呈送清账报告,揭示清账中发现的问题,以便及时做出处理,防止差错事故的扩大。

    票号中各分号的执事,一般任期为三年。三年期满,须开具清账,详细报告经手之账项,经审核无误,方可离任返乡。账房会计主管离任,也有开列清单交待账目的要求。新上任的主管清账盘查无误,方可接手任事。

    票号对业务经营活动过程中所发生的各项费用开支,都有比较严格的控制。如薪水开支,凡不“吃股”的伙友,按照等级都确定有固定的数额;如路费一项,凡分号职员回家,须随身携带折子两本,一本记行李,一本记路费,到达总号时由庶务进行检查,其路费按标准报销入账。此外,对于职员的伙食、衣服及零用都规定有开支标准,不得随意扩大开支。

    山西票号的分号会计每月须编制“月清册”向总号报告;总号会计也要向大掌柜呈送全号的“月清册”,作为结算一月账目的依据。每逢决算期至(一般在旧历十月底),分号与总号账房均以月清册为基础统造年度清册,作为一年的决算报告。年度清册抄报一式数份,一份送大掌柜,其余分送各股东,并于次年正月财神日开会通过。按照票号的规矩,每3~5年进行一次大算分红。

    二、票号的基本会计方法

    在长期的业务经营活动过程中,票号账房形成了自己的一套会计方法,以有效地加强票号业务的管理。这套会计方法包括以下内容:

    (一)账簿设置

    票号的账簿组织体系以中国传统的账簿组织体系“三账”为骨干。“三账”是指“草流”(也称作底账)、“流水簿”和“总清账”(也称作老账)三种账簿。“草流”用于营业时赶急暂记,起原始凭证的作用:“流水簿”用于整理账目,具有日记账的专门作用,一般于当日晚间由“草流”整理过入:“总清账”用于分类核算,相当于我们现在的总账,根据“流水簿”按旬定期登录。

    按照账簿的作用和登记内容,票号的账簿组织可以划分为基础账簿、业务账簿、结算账簿,以及辅助账簿四种类型:(1)基础账簿即前述三账。三账所提供的资料,是票号账房核算的基本资料,其他各账记录均以此作为基础。(2)业务账簿包括业务分类账和往来总账。业务分类账有汇兑账(专门用于登记往来汇兑事项)、存款账(专门用于登记客户的存款)、浮账支出(专门用于登记客户活期存款所发生的支出)和放款账(专门用于记录对各客户的放款);往来总账,包括专门用于反映分号票庄往来汇兑账目的“各地往来总账”和专门用于记载与本埠钱庄、商家往来账目的“本埠往来总账”两种。这两个部分既是票号账房反映、控制整个业务经营活动过程的重要账簿,也是票号核算、审查的重点。(3)结算账簿包括月清和年总两种,可以以此代替红账,向财东和股东报告账目,也可以以此为依据抄录红账,编制出正式的会计报告。(4)辅助账簿是服务性质的账簿,它服务于盈利分配和经营管理的需要,主要包括:用于记录创办票号的合同、协议,以及各年股利分配情况的万金账;用于登记各分号伙友返乡探亲的行李、路费等方面的路俱账;专门记录票号伙友入号时的保单,作为违章责罚伙友依据的保荐账;以及专门用于记录票号员工违犯共同遵守的规则所遭受的经济惩罚的规账。

在票号所运用的账簿组织体系中,基础账簿和结算账簿为各业通用账簿,它具有全面控制作用。业务账簿则体现了票号的专业特点,起分口控制作用。尤其是通过这类账簿设置,加强了对往来账项的管理,保证了票号业务经营活动的正常开展。辅助账簿不仅起着补充作用,而且把对经营活动的控制同对人身的控制结合起来。

    (二)记账方法

    现有史料证实,票号所运用的记账方法大体有三种。第一种是“以现金为主体的单式收付记账法”;第二种是“三脚账”,第三种是部分票号在清代后期采用的“龙门账”或“四脚账”。本文主要介绍票号的“龙门账”记账方法,其他记账方法将在以后的有关系列文章中加以介绍。

    “龙门账”采用传统“三账”基本体系,“总清账”是整个“龙门账”的要害所在,具有以下重要职能:(1)分类、分项核算;(2)“合龙”结算;(3)“结册”编制。

    “龙门账”把全部账目划分为“进”、“缴”、“存”、“该”四大类。按照这四大类账目的性质,在“总清账”的上下两方相应确定四个记账地位。“进”类包括全部收入账目,“该”类则包括企业的资本和全部负债。根据这两类账目的性质,将其一前一后分别列于“总清账”的上方。“存”类包括企业的一切资产,而“缴”类则包括费用、税金等支出账目。按其性质当一前一后分别列于“总清账”的下方。根据四大类各自所包含的内容,在其下又分别设置若干项目进行核算。在具体处理会计事项时,以“流水账”中的记录作为依据,按“进”、“缴”、“存”、“该”归类,按项对应集合账目核算。

    “龙门账”采用两对前呼后应的记账符号,以“收──来”和“付──去”作为处理账目的基本格式。对全部账目的处理,均遵循“有来必有去,来去必相等”的记账规则,对每一会计事项的处理,要求在账簿的相对应的上下两个记账地位同时加以反映,既要在来账方面记录一笔,也同时要在去账方面登记一笔。由“流水账”归类、分项过入“总清账”时,登记方向不变,即原来“流水账”记在收方的业务在过入“总清账”时仍然登记在收方,原来“流水账”记在付方的业务在过入“总清账”时仍然登记在付方。

    “龙门账”的运用者把会计报告称之谓“结册”,暗含“合龙”结算之意。“结册”中所列数据完全来自“总清账”。“结册”的格式与“总清账”相一致,抄录时,方向不变,分类、分项不变,数额保持不变。“进缴结册”(也称进缴红账)是根据“总清账”中“进”类与“缴”类资料编制的。“进”类各项抄录于结册之上方,“缴”类各项则抄录于“结册”之下方。其盈亏计算方法系以“进”类合计数,减去“缴”类合计数计算的,凡盈利反映在上方,凡亏损则反映在下方。“存该结册”(也称存该红账)则是根据“总清账”中“存”、“该”两类编制的,“存”类各项抄录于“结册”之下方,“该”类各项则抄录于“结册”之上方。其盈亏计算法系以“存”类合计数,减去“该”类合计数计算的,凡盈利表现在下方,凡亏损则反映于上方。两种结册编制完毕,“合龙”结算的准备工作便告一段落。

    (三)结算方法

    山西票号的结算,主要涉及两个方面,一个是总号与分号之间汇差的结算,另一个便是月末和年终结册的结算。

    1.汇差的结算

    汇差的结算,是山西票号的一项繁重工作。实行一月一小结,一年一总结的制度,分号运用“月清”、“年总结”两种账册,在向总号报账时进行结算。“月清”逐月报送,“年总结”每年冬月(即十月底)决算时报送(票号结账年度为每年的十月底)。“月清”是折纸抄报,故也叫“月清折”:“年总结”则是长方形的麻纸装订的账册,按照四柱清册的办法,把一年内收交汇款数、利息、汇费收支数,及分号各项支出综合登入账内,最后得出与总号的存欠数。至于分号的存款和放款实绩,则不报告总号,因为与总号盈亏没有关系。

    总号依据分号报送的“月清”或“年总结”,待与各分号月清复核无误后,按收交差额(即分号与总号往来差额)分别登入总分号往来账,即完成汇差的清算。就总分号汇差来说,分号收入大于付出的差额,即收存总号银两数;分号付出大于收入的差额,即总号短欠分号银两数。不论总号欠分号或者分号欠总号,因为票号实行总号统一核算制,总号统负盈亏责任,所以总分号间这种汇差均不计算利息。票号年总结账是按四柱清册的理论进行核算的,即旧管、新收、开除、实在四柱核算。总结账的内容,基本是按四柱进行的,但与一般又有不同。不同点在于它把会票收交和营业收支两项合并,求得收交或得付净差,这样在新收与开除两项中,便出现了同收的情况。这种汇差扎结的方法,票号坚持百年之久,称做“相杀法”。

    2.年终结册的结算

    山西票号每月要进行“合龙”结算,集中检查过账有无错误及遗漏。“合龙”结算所运用的“进-缴=存-该”的基本公式,反映了我国古代的会计工作者对复式簿记原理的初步认识。“合龙门”原本是古代兴建堤坝和桥梁工程所用术语,如修筑堤坝,一般先从两端施工,最终于中间接合,称为“合龙门”。“龙门账”采用双轨计算盈亏,通过差额试算平衡,勾稽全部账目,其重要性与兴建堤坝和桥梁工程中的“合龙门”一样无二,故用此名。

    “龙门账”采用的“合龙”方式有两种,一是在账面上进行“合龙”结算,即在“总清账”中开辟专门账页,分列“进”、“缴”、“存”、“该”合计数,然后运用“合龙”结算公式验证“龙门”是否相合。凡采用账面“合龙”者,便不再另外编制“结册”;二是在“结册”上进行“合龙”结算,即在“进缴结册”与“存该结册”之间进行这一工作。“合龙”试算平衡法的具体运用较为简便,无论是在账面上 “合龙”,还是在“结册”上“合龙”,都是通过“合龙”结算公式加以确定的。这个公式的两边是两条计算盈亏的轨道,表现方式不同,目标却完全一致。凡双轨所计算盈亏数额相等,便称为“龙门相合”,如不等则称为“龙门不合”。“龙门相合”表示本期账目的日常记录和结算工作正确无误,加盖“龙门相合”的戳记,以示了结;如“龙门不合”则说明本期账目的日常记录和结算存在问题,必须及时加以查核,校正错误,直至“龙门相合”为止。

 

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