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高级会计师讲义——采购业务控制

来源:应试网校点击量:1026发表于:2016-05-25 09:16:17

采购,是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。其中,物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点,既是企业的“实物流”的重要组成部分,又与“资金流”密切关联。众所周知,采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况,在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。

(一)采购活动中的主要风险

1采购计划安排不合理市场变化趋势预测不准确造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。

2供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。

3采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

企业应当结合实际情况,全面梳理采购业务流程,完善采购业务相关管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,建立价格监督机制,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保物资采购满足企业生产经营需要。

(二)采购环节的关键控制点及控制措施

企业的采购业务应当集中,避免多头采购和分散采购,以提高采购业务效率,减低采购成本,堵塞管理漏洞。企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换重要和技术性较强的采购业务,应当组织相关专家进行论证,实行集体决策和审批。企业除小额零星物资和服务外,不得安排同一机构办理采购业务全过程

1)编制需求计划和采购计划

采购业务从计划(或预算)开始,包括需求计划和采购计划。企业实务中,生产、经营、项目建设等需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后,统筹安排采购计划,并按规定的权限和程序审批后执行。采购计划应纳入采购预算管理经相关负责人审批后,作为企业刚性指令严格执行

2)请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要,提出的采购申请。主要管控措施:

第一,建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门,对需求部门提出的采购需求进行审核,并进行归类汇总,统筹安排企业的采购计划

第二,具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续

第三,具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时,应重点关注采购申请内容是否准确、完整,是否符合生产经营需要,是否符合采购计划,是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请,应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

2012年试题:物资采购环节,《手册》规定,当库存水平较低时,授权采购部门直接购买。

【解析】物资采购环节的内部控制设计无效。

理由:公司应当建立采购申请制度,明确相关部门和人员的职责权限及相应的请购审批程序。

2013年试题:强化采购申请制度,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。对于超预算和预算外采购项目,无论金额大小,均应在办理请购手续后,按程序报请具有审批权限的部门或人员审批。

【解析】不当之处:超预算和预算外采购项目,无论金额大小,均应在办理请购手续后,按程序报请具有审批权限的部门或人员审批的表述不当。

理由:超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具有审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。

3)选择供应商

选择供应商,也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。主要管控措施:

业应当建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议,建立供应商管理信息系统,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。企业可以委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资质调查。具体从以下三方面理解:

第一,企业应当建立科学的供应商评估和准入制度第二,采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。第三,建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

4)合理选择采购方式

企业应当根据市场情况和采购计划,采取招标采购、询价或定向采购、直接购买等方式合理选择采购方式大宗采购应当采用招标方式,合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则;一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议;小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式

5)确定采购价格

如何以最优性价比采购到符合需求的物资,是采购部门的永恒主题。企业应当建立采购定价机制,采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格。

大宗采购应当采用招标方式确定采购价格;其他商品或劳务的采购,应当根据市场行情制定最高采购限价,并对最高采购限价适时调整

6)订立框架协议或采购合同

企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同,明确双方权利、义务和违约责任,并按照规定权限签订采购合同。并根据合理选择的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜。

7)企业应当建立严格的采购验收制度

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收,以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。企业应当建立严格的采购验收制度,确定检验方式,由专门的验收机构或验收人员对购买物资(劳务)进行验收出具验收证明。验收过程中发现的异常情况,负责验收的机构或人员应当及时报告,查明原因并及时处理

8)管理供应过程

企业应当加强物资采购供应过程的管理及时跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案。企业应当做好采购业务各环节的记录,实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购业务的可追溯性

(三)付款环节的关键控制点及控制措施

1)企业应当加强采购付款的管理,完善付款流程,明确付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,审核无误后按照合同规定及时办理付款。企业在付款过程中,应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的,应查明原因,及时报告处理。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理,发现异常情况,应当拒绝付款,避免出现资金损失和信用受损。企业应当合理选择付款方式,并严格遵循合同规定,防范付款方式不当带来的法律风险,保证资金安全。

2)企业应当加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施。

3)企业应当加强对采购活动的会计系统控制,详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。企业应当指定专人通过函证等方式,定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

4)企业应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定,并在与供应商的合同中明确退货事宜,及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货,应在索赔期内及时办理索赔。

 

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